Configurador de Eventos para Grupo Hoteleiro
Um percurso de sete passos no site do próprio grupo hoteleiro: devolve uma proposta ao cliente e um pedido já qualificado à equipa comercial. Do email com PDF ao pedido qualificado.
Resumo
Um grupo hoteleiro português com 8 unidades em 3 zonas do país substituiu o pedido de orçamento por email por um configurador de eventos alojado no próprio site. O cliente percorre sete passos — zona, tipo de evento, detalhes, sala, catering, proposta e adjudicação — e recebe no fim um documento de proposta em seis línguas.
A equipa comercial deixa de receber «queria saber preços para um evento» e passa a receber uma lead com sala, data, número de pessoas e escolhas de catering já registadas. O catálogo cobre 135 salas e 269 itens de catering, geridos em seis backoffices internos com permissões por zona.
Dados de Setembro de 2026. O cliente é um grupo hoteleiro português, não nomeado por decisão editorial.
O problema não era o preço, era a pergunta
Num grupo hoteleiro, um pedido de evento chega quase sempre da mesma forma: um email curto, sem data firme, sem número de pessoas fechado e sem ideia do espaço. A partir daí a equipa comercial faz o trabalho todo — telefona, pergunta, propõe salas, monta um orçamento à mão, envia um PDF, espera.
O custo não é o tempo de fazer o orçamento. É que o mesmo trabalho é refeito para pedidos que nunca iam converter, e que ninguém sabe quantos clientes desistiram a meio de uma conversa que nunca chegou a acontecer.
O configurador desloca a qualificação para antes do primeiro contacto humano — sem a tornar num formulário. O cliente responde às perguntas porque elas são o percurso, não um obstáculo antes dele.
O percurso do cliente, em sete passos
Cada passo só pergunta o que o anterior tornou possível responder.
- Zona — Algarve, Lisboa ou Cascais-Oeiras. Até três em simultâneo.
- Tipo de evento — corporativo, casamento, social ou outros, cada um com os seus sub-tipos.
- Detalhes — data, número de pessoas, disposição da sala, alojamento, equipamento.
- Sala — as salas que servem, ordenadas, com fotos, capacidades e valores.
- Catering — packs, refeições, bebidas e decoração daquela sala e daquele hotel.
- Proposta — o resumo com a estimativa, antes de pedir dados de contacto.
- Adjudicação — faturação, confirmação, e o documento gerado.
A capacidade de uma sala não é um número
São oito, um por disposição — plateia, escola, em U, cocktail, banquete, cabaret, buffet e mesa única — e é a disposição pedida que decide se a sala serve.
Uma sala de 400 lugares em plateia pode fazer 235 em escola. Um pedido de 300 pessoas para uma formação exclui-a, embora o folheto diga 400. É o tipo de regra que um comercial experiente tem na cabeça e que um formulário genérico ignora — e é por isso que o levantamento do processo vem antes de qualquer decisão técnica.
O lado de dentro: seis backoffices
O configurador é metade do trabalho. A outra metade são seis backoffices, cada um com o seu público: quem gere o catálogo de salas e F&B, quem gere a experiência da aplicação, quem escreve os textos do documento, quem afina as regras de recomendação, e quem trabalha as leads que entram.
As permissões não são só por papel — são também por zona. Um gestor do Algarve vê e grava o Algarve; o que edita não toca no que outra pessoa está a editar em Lisboa. Num grupo com unidades espalhadas pelo país, isto deixa de ser conveniência e passa a ser a condição para várias pessoas trabalharem no mesmo catálogo ao mesmo tempo.
O motor de recomendação é determinístico, e isso é a funcionalidade
As salas propostas ao cliente não saem de um modelo. Saem de uma pontuação por fatores — adequação ao tipo de evento, ajuste de capacidade, zona, equipamento — cujos pesos estão num painel que a equipa afina sozinha, com um modo de teste que mostra, sala a sala, porque é que cada uma entrou ou ficou de fora.
Um grupo hoteleiro não pode explicar a um cliente que a sala não apareceu porque o modelo assim decidiu. Aqui, pode abrir o painel e mostrar a linha que a excluiu. Foi uma decisão deliberada: onde a explicabilidade vale mais do que a sofisticação, a regra ganha ao modelo.
Um motor de preços, não cinco
O mesmo valor aparece na estimativa do passo 4, no catering do passo 5, no resumo do passo 6, na adjudicação do passo 7 e no documento final. São cinco ecrãs e uma só fonte de cálculo — partilhada, inclusive, pelas ferramentas internas que regeneram o documento de uma lead antiga. Quando a regra muda, muda em todo o lado ou em nenhum.
A escala
Valores de Setembro de 2026, verificados no catálogo à data. O catálogo é vivo: das 135 salas, 65 estão ativas, e os itens de catering crescem a cada época nova.
Perguntas frequentes
Vale a pena ter um configurador de eventos no site de um hotel?
Vale quando o volume de pedidos justifica o trabalho de qualificação manual. O ganho não é vender mais no site — é a equipa comercial receber pedidos já respondidos e deixar de refazer orçamentos para quem nunca ia avançar.
O cliente fecha o evento sozinho, sem falar com ninguém?
Não, e não é esse o objetivo. O percurso termina numa proposta e num pedido registado; a confirmação de disponibilidade e o fecho continuam a ser da equipa comercial. O configurador encurta a conversa, não a substitui.
É preciso inteligência artificial para recomendar salas?
Não. Neste caso a recomendação é uma pontuação por fatores com pesos configuráveis, escolhida de propósito em vez de um modelo: é explicável linha a linha, a equipa afina-a sem programador, e o mesmo pedido devolve sempre o mesmo resultado.
Como é que várias unidades gerem o mesmo catálogo sem se atropelarem?
Por permissões de zona. Cada gestor vê e grava apenas a sua zona, e as gravações não sobrepõem o trabalho de quem está a editar outra — condição prática para um grupo com unidades em regiões diferentes.
Em que línguas funciona o configurador?
Seis: português, inglês, espanhol, francês, alemão e mandarim. Nem todos os campos estão nas seis — o que o cliente vê no percurso principal está traduzido, e o conteúdo de detalhe fica em português e inglês, por decisão editorial e não por limitação técnica.
Quem fez este projeto
A BigLearn é uma empresa portuguesa de consultoria em inteligência artificial, fundada em 2017 e sediada em Lisboa. Trabalhamos com organizações que já têm processos a funcionar e querem saber onde a IA os melhora — a hotelaria incluído.
Este caso resultou do nosso trabalho de consultoria de IA para empresas e de automação de processos e agentes de IA. Todos os projetos começam por uma prova de conceito com critério de sucesso escrito antes de começar — e se não passar, dizemo-lo.
Trabalhamos em hotelaria e turismo, autarquias e administração pública, seguros, saúde, indústria e serviços profissionais. Os outros casos de estudo estão publicados com a mesma regra: cliente anonimizado, números verificáveis, e a natureza do documento dita à cabeça.